Innkjøpskontoret har alltid vært opptatt av kvalitet og miljø – nå kan de også bevise det

Neste steg for bærekraft og kvalitet

Fra vintervedlikehold og ingeniørtjenester til datasystemer. Det er stor bredde på de nesten 400 offentlige anskaffelsesprosjektene som Innkjøpskontoret gjennomfører årlig. De er avhengig av å levere god kvalitet til sine offentlige oppdragsgivere.

I mer enn ti år har Innkjøpskontoret jobbet med kvalitet etter ISO 9001-prinsippene, og de har vært Miljøfyrtårn siden 2018. Behovet for en mer omfattende ordning har vært diskutert flere ganger, men beslutningen om å bli sertifisert kom først høsten 2024. 

 

– Vi ønsket å sikre at vi utnytter standardene så godt som mulig, samtidig som vi kan vise kundene våre og andre aktører hvordan vi jobber med kvalitet og miljø, sier Fjeld.

Lærte mye av å samarbeide med rådgiver fra Standard Norge 

Selv om Innkjøpskontoret var godt kjent med ISO-prinsippene, valgte de å hente inn ekstern bistand i sertifiseringsprosessen. Innkjøpskontoret har brukt Standard Norges juridiske kontraktsstandarder i mange år. De tok derfor kontakt med Standard Norge med spørsmål om rådgiving, og fikk et godt og forpliktende tilbud på en prosess med rådgiver Ingebjørg Sjåstad.

 

– Vi trengte en «tolk» som kunne hjelpe oss med begrepsbruk og sammenhenger.  
Rådgiver Ingebjørg Sjåstad gjorde Innkjøpskontoret oppmerksomme på hvor tett ISO 9001 og ISO 14001 henger sammen. Det førte til beslutningen om å sertifisere seg i begge standarder samtidig, forteller Fjeld.

Han sier at de lærte mye av samarbeidet med rådgiver Sjåstad fram mot sertifiseringen.  

– Det ble også oppdaget noen hull i systemene våre, som ISO-standardene hjalp oss med å tette, sier Fjeld og legger til:

 – Hadde vi klart det alene? Tja, ikke like fort og smertefritt, i hvert fall.

Les mer om Standard Norges rådgivingstjeneste

Alle ansatte er involvert i kvalitetsarbeidet 

Selv om kvalitetsansvarlig og daglig leder har hatt hovedansvaret i sertifiseringsprosessen, har alle ansatte vært involvert. Ukentlige fellesmøter har sørget for at alle i organisasjonen er oppdatert på prosessen. 

– Kvalitet er ikke noe som ligger i en perm eller ligger i en mappe på PC-en. Vi bruker kvalitetssystemet EQS fra Extend aktivt i hverdagen. Prosedyrer, sjekklister og maler oppdateres løpende basert på erfaring og tilbakemeldinger, sier Fjeld.

Sertifiseringsprosessen tok litt under tre måneder. – Vi var godt forberedt, men revisjonsprosessen var likevel lærerik. Det er noe annet når en ekstern revisor går gjennom alt i detalj og ser om vi faktisk etterlever standardene. Det gjorde vi, og vi fikk ingen avvik, sier Fjeld.

ISO 14001 og Miljøfyrtårn – et godt samspill

Innkjøpskontoret har vært Miljøfyrtårn i flere år, noe som gjorde overgangen til ISO 14001 enklere.

– For samfunnet og for offentlige anskaffelser er det viktig at vi har standarder for miljøområdet, og vi er stolte av å være Miljøfyrtårn og ha sertifisering i ISO 14001, sier Fjeld.

Sertifisering er ikke en endestasjon 

Sertifiseringene markerer ikke en avslutning, men en forpliktelse til kontinuerlig forbedring. 

– Vi har gjennomført 2500 anskaffelser siden oppstarten, og vi lærer noe nytt hver gang. Hvis en mal fører til feil, reviderer vi den. Hvis en prosess kan forbedres, gjør vi det. Sertifiseringene hjelper oss å strukturere dette arbeidet enda bedre, sier Fjeld.

I følge Fjeld er Innkjøpskontoret den første virksomheten i Norge med spesialisering i offentlige anskaffelser som har sertifisering i ISO 9001. Det ser de som en styrke.

– Offentlige anskaffelser krever gode maler, prosedyrer og ledelsesforankring. Vi har nå et solid rammeverk for å levere riktig kvalitet til riktig tid for oppdragsgivere over hele landet, avslutter Fjeld.

Les mer om Standard Norges rådgivingstjeneste