ISO 41012 Strategiske ressursvalg og utarbeidelse av avtaler

Når du skal inngå en avtale om levering av tjenester til et bygg (en fasilitet), er det en del å sette seg inn i. ISO 41012 hjelper deg når du skal beskrive krav til fasilitetstjenester, inngå avtale og følge den opp. Det er like viktig å beskrive krav til tjenesten uavhengig av hvem som leverer den, og denne standarden er ment for både interne (egne ansatte) og eksterne leverandører.

Standardens fulle navn er NS-EN ISO 41012 Fasilitetsstyring (FM) — Veiledning om strategiske ressursvalg (sourcing) og utarbeidelse av avtaler.

ISO 41012 hjelper den som skal bestille tjenester til et bygg med å

• vurdere ulike leveransealternativer
• inngå en avtale og få en god struktur på avtalen
• spesifisere hva som skal leveres
• spesifisere kvalitet av det som skal leveres
• følge opp avtalen

Enhver virksomhet som er opptatt av at tjenester til bygget er gunstige for kjernevirksomheten og dens behov i dag og framover, trenger denne standarden for å utarbeide og utvikle avtalen med leverandørene, uansett om de er interne eller eksterne.

Standarden beskriver prosess og viser vei

Det å forstå og beskrive behovet for og kvaliteten av en tjeneste, er det aller viktigste for utarbeidelse av en avtale. Dette er en prosess og prosessen for ressursvalg og avtaler om tjenester kan grovt deles i tre steg:

• Definere behov og kvalitetsnivå av tjenesten
• Utarbeide avtalen
• Følge opp avtalen

Standarden gir stikkord til hva du bør tenke på og hva som skal gjøres for hvert av stegene og deler opp i konkrete oppgaver som skal utføres underveis.

Utforming av rammeavtale og tjenestenivåavtale (SLA)

En avtale består av to deler og er beskrevet i standardens tillegg C og D:

1. Overordnede krav, betingelser og forutsetninger. Ofte omtalt som rammeavtale. Rammeavtalen beskriver det juridiske, økonomiske, risiko, oppstart, avslutning med mer. Dette beskrives i standardens tillegg C.
2. Underliggende avtaler for hver tjeneste som beskriver kvalitetsnivået på det som skal leveres. Omtales som tjenestenivåavtale (SLA). De underliggende tjenestenivåavtalene beskriver omfang, kvalitetsnivå og hvordan leveransene skal prises, måles, kontrolleres og følges opp. Jo tydeligere du klarer å beskrive resultatet av tjenesten, jo lettere blir det å følge opp kontrakten. Dette er vist i standardens tillegg D.

Fordelen med å ha rammeavtale og underliggende tjenestenivåavtaler (SLA), er at SLA kan justeres uten å endre på rammeavtalen.

Bruk av standarden ISO 41012

ISO 41012 er en allsidig standard og kan brukes i flere avtaleprosesser. Du kan bruke standarden når du:

• skal inngå en ny avtale
• allerede har en avtale
• skal justere et punkt i rammeavtalen eller tjenestenivåavtalen (SLA)
• ønsker å endre omfanget av tjenesten(e)
• ønsker et annet kvalitetsnivå av tjenesten
• ønsker å endre noe annet i avtalen, for eksempel en måleparameter

FM-familien av standarder

Denne standarden er medlem av FM-familien av standarder som består av

• NS-EN ISO 41000-serien for FM-ledelse, terminologi, strategi og avtaler
• NS-EN 15221-serien for ytelsesmålinger, areal og volum, taksonomi, prosesser og benchmarking
• NS 6422 Utvikling av kontorarbeidsplasser
• SN-ISO/IEC 17021-11 Kompetansekrav for de som skal sertifisere etter NS-EN ISO 41001

Det er laget en samling av de to standardseriene og NS 6422 som du kan se her

NS-EN ISO 41012 danner sammen med FM-læreboka (NS-EN ISO 41001) og terminologistandarden for FM (NS-EN ISO 41011), selve ryggraden i standardene for fasilitetsstyring. Norge ledet arbeidet med utviklingen av NS-EN ISO 41012 hvor Olav Egil Sæbøe var leder for arbeidsgruppen og Standard Norge hadde sekretariat.