ISO 41001 Ledelsessystemer for fasilitetsstyring (FM)

Norske eksperter deltok aktivt i utviklingen av den felles internasjonale standarden for ledelse av FM (Facility Management) som ble utgitt i 2018.

Dagens FM-ledere møter flere utfordringer når de skal følge opp markedets ulike prioriteringer, økte forventninger, utvikling av teknologi og økte fokus på samfunnsansvar. Som den yngste profesjonen innenfor eiendomssektoren, bidrar fasilitetsstyring til:

• effektiv drift
• bedre trivsel
• en bærekraftig utvikling
• økt produktivitet
• verdiskaping og lønnsomhet

til enhver organisasjon, privat og offentlig.

Målet med FM

Fasilitetsstyring har som mål å koordinere tjenestebehov, etterspørsel og tilbud til beste for bedriften. Ansvarsområdet for FM-ledere dekker:

• Drift og vedlikehold av bygg
• Organisering av arbeidsplasser og areal
• Anskaffelser
• Ivaretakelse av miljøkrav
• Økonomi

I en verden hvor nye behov i fasilitetsstyring utvikles hurtig, gjør denne ledelsesstandarden det enklere å følge opp disse oppgavene.

Ett felles globalt språk

Det har vært et stort behov for en verdensomspennende mal som organisasjoner kan bli vurdert og målt opp mot, og dette er bakgrunnen for at man ble enige om å utarbeide en felles internasjonal standard. Standarden representerer ett felles språk og et rammeverk som er meget nyttig verktøy for en global bransje.

ISO 41001 handler om å definere omfanget av ansvarsområdet og bygge en ledelsesstruktur for det avhengig av organisasjonens behov. Den definerer kriterier som et FM-team kan måles opp mot for å tilfredsstille behovene til den organisasjonen som de har ansvar for å betjene, og gir veiledning til hvordan kriteriene kan oppnås.

Fire stikkord for FM

Fasilitetsstyring berører enhver organisasjon, stor som liten, og påvirker hvordan de fungerer på en rekke områder:

1. Økonomi. Fasilitetsstyring utgjør den nest høyeste utgiftsposten for en bedrift og kan utgjøre et betydelig bidrag til bunnlinja.
2. Effektivitet. Ledelse, drift og vedlikehold av areal og verdier påvirker kostnader og brukervennlighet.
3. Overholdelse av krav. FM-ledere er ansvarlig for helse, sikkerhet, bygninger og å sikre at organisasjonen oppfyller kravene til arbeidsplasser og til de som blir påvirket av aktiviteten.
4. Miljø og bærekraft. FM-ledere er ansvarlig for drift av arbeidsplassen og at det gjøres på en forsvarlig måte i forhold til miljøet lokalt og globalt.

Én standard i to deler

ISO 41001 skal anvendes tilsvarende som kvalitetsstandarden ISO 9001 for dem som vil jobbe med kontinuerlig forbedring. Standarden beskriver hva en FM-organisasjon skal og bør gjøre (krav og anbefalinger) og består av to deler:

• Hoveddel i kapittel 1 til 10. Her står kravene til et ledelsessystem for fasilitetsstyring når det gjelder alt fra planlegging, etablering, implementering, drift, måling, evaluering og vedlikehold av systemet. Standardens hoveddel følger samme oppbygging som alle de andre ledelses-standardene, eksempelvis for kvalitet (NS-EN ISO 9001), miljø (NS-EN ISO 14001), energi (NS-EN ISO 50001).
• Tillegg A gir veiledning om hva som skal til for å oppfylle kravene. Veiledningen vil være nyttig i forbindelse med intern opplæring, kompetanseoppbygging, utvikling av bedriften og i undervisningssammenheng. Tillegget inneholder eksempler og sjekklister fra beste praksis på området og må tilpasses bedriftens formål, markedet og målene som settes. Tillegg A er på mange måter den viktigste og mest matnyttige delen av hele standarden.

Spørsmål

Ta kontakt med prosjektleder Merete Holmen Murvold