Revisjon av ledelsessystemer – ISO 19011
NS-EN ISO 19011 Veiledning for revisjon av ledelsessystemer er et nyttig redskap for alle som er involvert i ulike typer revisjoner, internkontroll, verifikasjon og tilsyn. Standarden egner seg for både store og små virksomheter, uavhengig av hva virksomheten driver med.
Hva er en «revisjon»?
Gjennom en revisjon kartlegger man graden av samsvar mellom en virksomhets rutiner og praksis, og definerte krav. Kravene kan foreligge i form av standarder, kontrakter, prosedyrer, (krav)spesifikasjoner, konsesjoner, offentlige regelverk eller bedriftsinterne krav. Revisjoner danner grunnlag for å skape nødvendig tillit i et fungerende marked, mellom forretningspartnere, mellom ulike funksjoner i en virksomhet og mellom myndigheter og næringsliv. Revisjonsprosessen og -resultatene danner også grunnlag for forbedring i og videreutvikling av virksomheten.
Revisjoner brukes også for å vurdere klager, reklamasjoner eller avvikende resultater og som oppfølging av tidligere revisjoner, endringer i systemer for styring og ledelse eller justerte prosedyrer. I alle revisjoner er potensialet for forbedringer viktig.
Typer av revisjoner
1. partsrevisjon (internrevisjon) skjer ved at de(n) som reviderer er fra samme virksomhet som den/det/de som blir revidert. 2. partsrevisjon innebærer typisk at en kunde (eller en representant for kunden) gjennomfører en revisjon hos en (under)leverandør. Ved 3. partsrevisjon revideres en virksomhet av en nøytral og uavhengig organisasjon, og det gir grunnlag for å utstede et sertifikat.
I en systemrevisjon blir et ledelsessystem, f.eks. for kvalitet, ytre miljø eller arbeidsmiljø, gjennomgått i forhold til krav og påvisning av forbedringsmuligheter. Ved en kontraktrevisjon vurderer man fremstilling og leveranse av en vare eller tjeneste i forhold til kravene i en kontrakt. I en prosessrevisjon undersøkes en fremstillingsprosess mot en prosessbeskrivelse. En produktrevisjon går ut på at produktegenskapene vurderes i forhold til en produktspesifikasjon.
Internkontroll, tilsyn, revisjon og verifikasjon
Alle norske virksomheter skal følge internkontrollforskriften. Dette innbefatter systematiske tiltak som sikrer at aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Oppfølging i virksomheten må skje systematisk, eksempelvis gjennom 1. partsrevisjon.
I tillegg vil myndighetene føre tilsyn med virksomhetens etterlevelse og oppfølging. Gjennom verifikasjon sikrer de samsvar mellom virksomhetens arbeid og kravene i lover, forskrifter og konsesjoner. Avdekte avvik skal følges opp.
Forenkling og strømlinjeforming
En revisjon og bruk og oppfølging av revisjonsresultatene involverer flere, gjerne med forskjellige roller. Mange tar over tid del i en rekke revisjoner. Alle revisjoner og revisjonstyper bør derfor ha et felles grunnlag. Da vil planlegging, forberedelser, gjennomføring, kommunikasjon, rolleforventninger og bruk av resultatene bli langt enklere. Samtidig vil resultatene danne sikrere basis for vurdering, konklusjon og reelle forbedringer. Alle typer revisjoner, tilsyn og verifikasjoner vil kunne oppnå dette ved å følge NS-EN ISO 19011.